Внедрение типовой системы «1С:Документооборот» не всегда полностью решает все проблемы заказчика. При настройке сервиса важно опираться на бизнес-процессы компании.
На примере кейса Тульской птицефабрики рассказываем, как адаптация «1С:Документооборот» под специфику рабочих задач упрощает взаимодействие с платформой и снижает трудозатраты в подразделениях.
Клиент
АО Птицефабрика «Тульская» — компания, занимающаяся разведением сельскохозяйственных птиц и специализирующаяся на продаже яиц. Предприятие существует более 60 лет, сейчас продукцию фабрики реализовывают в 27 регионах нашей страны
В 2024 году компания опередила 99,83% животноводческих организаций России по уровню выручки, заработав 4,2 млрд рублей.
Ситуация до старта
До сотрудничества с нами другой подрядчик внедрил на Тульской птицефабрике 1С:Документооборот. Однако клиент остался недоволен готовым решением:
- система была собрана поверхностно без учета реальных бизнес-процессов компании,
- отдельные настроенные формы договоров и приказов не использовались в работе фабрики,
- передача документов на согласование по‑прежнему требовала ручного вмешательства.
Перед началом работы в ходе беседы клиент убедился, что наши специалисты разбираются в предмете обсуждения и достаточно компетентны, чтобы релевантно настроить программу. Наши подходы к решению задач совпали с видением заказчика, и это стало одним из ключевых аргументов для выбора подрядчика.
Руслан Кудабаев, руководитель отдела внедрения СЭД «СофтЭксперт»:
У каждого клиента свои уникальные бизнес-процессы. Наша задача — внимательно изучить их и аккуратно перенести в систему, чтобы сделать работу максимально простой и автоматизированной, а также сократить ручной труд без изменения сути процесса. Для этого мы разбираемся в классификации документов, их видах на предприятии, маршрутах, которые они проходят, принципах нумерации, необходимых реквизитах и других нюансах работы заказчика.Цель и задачи
Цель проекта — настройка системы «1С:Документооборот» с учетом бизнес-процессов компании после некорректного внедрения другим подрядчиком.
Задачи:1
Отредактировать работу с письмами, процесс согласования, подписания и регистрации документов: договоров, приказов, заявок разных типов.
2
Настроить бесшовную интеграцию с системой «1С:Бухгалтерия» и синхронизировать контрагентов в этих сервисах.
3
Скорректировать доступ сотрудников к данным в системе, настроить необходимые роли согласно матрице прав доступа.
4
Доработать функционал типовых модулей и реализовать уникальные элементы системы для организации рабочих процессов клиента.
Реализация проекта
За два месяца мы полностью перенастроили систему «1С:Документооборот 3.0» в ИТ-структуре клиента. В рамках проекта были автоматизированы 350 рабочих мест с возможностью единовременного подключения 90 сотрудников.
Перенастройка функционала системыВ соответствии с бизнес-процессами клиента мы реорганизовали и автоматизировали:
делопроизводство в части работы с ОРД, входящей и исходящей корреспонденцией;
договорную и закупочную деятельность;
учет и контроль поручений руководителей фабрики и подразделений;
создание и отправку заявок на ремонтные и иные работы.
Также мы скорректировали систему прав доступа: добавили новую роль «Локальный администратор», настроили расширенные права отдельным сотрудникам с возможностью просматривать и редактировать документы.
Интеграция с «1С:Бухгалтерия»В ходе проекта наша команда настроила синхронизацию контрагентов в «1С:Документооборот» и «1С:Бухгалтерия», а также бесшовную интеграцию этих сервисов, чтобы сократить риск возникновения дублей и ошибок при ручном переносе базы.
Концептуальная схема обмена данными между системами.
После настройки «1С:Документооборот» мы провели очное обучение сотрудников. Специалист посетил птицефабрику, рассказал логику работы системы и через трансляцию экрана показал основные механики:
как работает начальная страница;
где создать документ;
какие поля обязательны для заполнения.
Сотрудники задавали вопросы и уточняли возможность реализации удобных им функций, которые в дальнейшем легли в основу доработки системы. Например, работникам птицефабрики не хватало поиска по комментариям в заявках на расходование денежных средств. Мы доработали систему, чтобы комментарии дублировались в документы и благодаря этому искались по поиску.
Разработка нетипичных модулейКлиент хотел, чтобы большую часть внутренних задач можно было решить на одной платформе, поскольку переключение между инструментами тратит время сотрудников. Для этого после настройки «1С:Документооборот» мы доработали существующие функциональные модули сервиса, а также создали новые, непредусмотренные типовой версией системы.
Планирование мероприятий. Мы расширили модуль с календарем и добавили функционал планирования мероприятий. Теперь в системе можно поставить встречу, которую приглашенные коллеги увидят в системе. Сотрудники могут согласиться принять участие или отказаться. Коммерческий директор всегда может посмотреть, когда у сотрудников запланированы встречи.
Бронирование транспорта. У предприятия есть корпоративный автопарк. На основе функции «Бронирование помещений» мы создали механизм бронирования транспорта, который упрощает процесс использования автомобилей и сокращает риск возникновения спорных ситуаций, простоя техники и нерационального распределения ресурсов. В модуле отображается свободный транспорт, можно указать дату и время бронирования.
Доска решения проблем. Помимо стандартных задач, которые сотрудники выставляют самостоятельно, у клиента есть работы, для решения которых необходимо участие коммерческого директора. Ранее на стене предприятия висела доска, куда вручную записывали данные.
Мы создали в «1С:Документооборот» уникальный модуль — доску решения проблем (ДРП). На рабочем столе коммерческого директора размещен виджет, в который приходят задачи от сотрудников.
В ДРП отображаются дата подачи заявки, подразделение и описание проблемы.
Перед отправкой заявки в работу коммерческий директор указывает, что конкретно нужно сделать для выполнения задачи, исполнителя и крайний срок. Если исполнителей несколько, в модуле предусмотрено заполнение полей для каждого из них. Задачи можно отправить сразу всем исполнителям кнопкой «Массовая отправка в работу».
Результат
Адаптация системы под особенности бизнес‑процессов клиента превратила типовую конфигурацию в специализированный рабочий инструмент. Благодаря персонализации функционала сервиса и созданию уникальных функций «1С:Документооборот» плавно встроился в ежедневную работу компании.Релевантная настройка сервиса позволила:
1
На 28% уменьшить расходы на материальные ресурсы в части закупки бумаги для печати документов.
2
На 22% сократить трудозатраты в подразделениях, снизив количество рутинных операций в работе с документами.
3
Исключить случаи потери или дублирования документов, поступивших через ЭДО, тем самым уменьшить время на обработку документов.
4
Усилить безопасность данных и оптимизировать работу отделов и конкретных сотрудников за счет редактирования прав доступа и добавления новых ролей.
5
Уменьшить количество цифровых инструментов и способов коммуникации, которые работники фабрики используют ежедневно.
6
На 17% сократить количество этапов, требующихся на составление и согласование документов, заявок на работы, рабочих встреч.
7
Минимизировать возможность столкновений интересов сотрудников при бронировании корпоративного транспорта и упростить этот процесс.
8
В 4 раза ускорить работу с заявками, требующих привлечения коммерческого директора, за счет переноса их в электронную версию.
Георгий Ткаченко, коммерческий директор АО Птицефабрика «Тульская»:
По нашему опыту, вероятность встретить на рынке IT-услуг по-настоящему клиентоориентированных специалистов, знающих свое дело, очень мала. Коллеги из «СофтЭксперт» нас приятно удивили. После их доработок работать стало удобнее, обработка документов занимает в разы меньше времени, а все необходимые инструменты собраны в одном месте. Будем сотрудничать и дальше!Настройка сервиса с учетом рабочей специфики компании — это этап, сравнимый по важности с внедрением системы. Понимая бизнес-процессы клиента, можно с помощью «1С:Документооборот» упростить ежедневные задачи, уменьшить количество ручного труда и сократить время, которое требуется на выполнение рутинных задач.
