О клиенте
АО «АЛЬФА-ПРИБОР» – головной исполнитель НИОКР, разработчик и поставщик комплексных систем безопасности, контроля доступа, видеонаблюдения, систем автоматизации техпроцессов на Ж/Д транспорте, а также изготовитель опорных
конструкций и медицинского оборудования.
Предприятие ориентировано на работу с госструктурами и компаниями, предъявляющими высокие требования к качеству продукции, технологиям ее производства, а также организации выполнения работ на объектах.
Цель и задачи
Цель проекта
Автоматизация процессов работы с документами, формирование эффективного управления проектной деятельностью предприятия, а также обеспечение сохранности информации.
Ситуация до старта проекта
Нет системы работы с документацией.
Сотрудники хранили информацию о заявках, сроках и служебных записках в обычных офисных приложениях. Сведения не актуализировались, наблюдались проблемы с исполнительской дисциплиной.
Недостаточно функциональное ПО
До внедрения «1С:Документооборот 8. КОРП» клиент использовал MS Project для проектного учета, но данное ПО позволяло только планировать задачи. Техническая возможность пересылать задачи исполнителю и корректировать сроки их выполнения в нем не предусмотрена.
Сложный процесс согласования
Специфика бизнеса клиента подразумевает согласование одного документа с 5–20 ответственными лицами. Необходимо посещать каждого лично, чтобы получить подпись.
Задачи проекта
обеспечение полноты, достоверности, своевременности и непротиворечивости информации, требуемой для целей управления и обеспечения хозяйственной деятельности клиента;
реинжиниринг, унификация и регламентация бизнес-процессов, связанных с переходом на СЭД, автоматизация механизма их выполнения и контроля;
сокращение времени, затрачиваемого на подготовку документов, их согласование и утверждение;
формирование планов работ (проектов) предприятия, управление, контроль их выполнения, ведение аналитической отчетности по проектным задачам.
учет данных в разрезе проектов;
сокращение бумажного документооборота, снижение расходов на бумагу, печать, канцелярские принадлежности и т.п. Исключение бумажных документов (служебных записок) из внутреннего оборота предприятия.
Реализация проекта
Работа с госконтрактами требует четкого соблюдения сроков: малейшая просрочка может повлечь за собой выплату неустойки, возникновение проблем с репутацией и отказ заказчика работать с компанией в будущем. Система «1С: Документооборот 8. КОРП» в данном случае полностью отвечает потребностям клиента: в ней можно запланированно и в режиме реального времени ставить задачи и актуализировать сроки по ним, а также контролировать исполнительскую дисциплину.
По желанию заказчика внедрение было разделено на блоки, которые реализовывались последовательно. Такая схема работы позволила поэтапно, без лишней нагрузки на сотрудников предприятия, отладить текущие бизнес-процессы и легко ввести систему в промышленную эксплуатацию.
В первую очередь мы внедрили блок «Договоры», т. к. данная часть работы предприятия заказчика является наиболее критичной и необходима для сотрудников большинства подразделений предприятия. В результате удалось упростить адаптацию персонала к новому ПО и ускорить начало использования результатов внедрения всей системы «1С: Документооборот 8. КОРП».
Реализация проекта
1
Интервью с ключевыми пользователями и подготовка протокола обследования.
Выявление проблемных мест в процессе согласования.
2
Общая настройка системы.
Настройка видов документов, прав доступа, папок внутренних документов, пользователей и ролей.
3
Внедрение и доработка блока проектного учета.
Настройка видов и карточек проектов, прав доступа к проектам, шаблонов процессов обработки проектов
4
Внедрение блоков договоров и служебных записок.
Настройка видов, прав доступа, нумераторов и шаблонов процессов обработки документов.
5
Проведение обучения пользователей.
Обучение инициаторов договоров, администраторов системы, разработка инструкций для пользователей.
6
Опытная эксплуатация.
Авторский надзор в период опытной эксплуатации.
Функциональная архитектура
Автоматизация работы с информационно справочными документами, договорной документацией, блоком проектного учета.
Автоматизированные функции:
делопроизводство;
учет рабочего времени;
учет и хранение документов;
учет договоров.
учет и контроль исполнения поручений;
Облачный сервис «1С: Фреш» – это:
Удобство
Весь бухгалтерский учет можно вести в 1 личном кабинете.
Экономия
Нет затрат на покупку и обслуживание ПО, приобретение и поддержку оборудования в рабочем состоянии, найм сторонних специалистов.
Доступность
Сервисом можно пользоваться с любых устройств, на которых есть доступ в интернет.
Итоги внедрения
Систематизирована работа с документами, минимизирован риск утери оригиналов.
Расширение возможностей администратора ИКПО, связанных с внесением изменений в структуру отображаемой на карте информации.
Организовано структурированное хранение и управление документами.
Настроен оперативный доступ к информации в соответствии с предоставленным перечнем сотрудников, имеющими соответствующие права.
Повышена исполнительская дисциплина сотрудников.
Повышен уровень защиты информации за счет разграничения прав доступа к документам.
Появилась возможность планировать исполнение проектных задач с последующим анализом и вести учет трудозатрат по проектам.
Повышена скорость принятия управленческих решений.
Одно из главных преимуществ внедрения системы «1С:Документооборот 8. КОРП» – отказ от использования бумаги для согласования служебных записок. Это избавило клиента от значительного объема расходов на офисную бумагу в период ее резкого подорожания (внедрение проводилось в 2022 году), а также позволило освободить личное время сотрудников.
За счет возможности гибкой настройки прав доступа к объектам системы удалось повысить информационную безопасность на предприятии, а также оптимизировать работу пользователей, скрывая множество лишней информации, оставляя только самое необходимое.
Экономический эффект внедрения
снижение канцелярских расходов
рост показателей эффективности работы сотрудников
Индивидуальный подход к специфике каждого клиента позволяет нам адаптировать программные продукты 1С так, чтобы удовлетворить все потребности бизнеса. Сократить расходы, повысить эффективность работы персонала, ускорить бизнес-процессы — все это возможно, если внедрением занимаются опытные специалисты.
Заявка 
Заявка 
Инфоблог
