«Битрикс24» подходит для автоматизации работы не только коммерческих организаций. В этом кейсе рассказываем, как мы настроили и доработали CRM-систему под задачи религиозного объединения.
О клиенте
Религиозная некоммерческая организация (НКО) с общей численностью сотрудников до 100 человек. Деятельность некоммерческой организации направлена на возрождение духовных традиций и уклада еврейской религиозной и национальной жизни в регионе.
Руководство общины реализует внутренние задачи в сфере образования, культуры, просвещения и благотворительности с привлечением волонтеров, которые работают безвозмездно и на основе договора гражданско-правового характера.
Ситуация до старта проекта
Заказчик организует мероприятия и реализует проекты, для которых привлекает добровольцев, т.к. некоммерческие организации в силу специфики своей деятельности не могут нанимать работников по ТК РФ. Часть бизнес-процессов заказчика была настроена в облачной «Битрикс24», функциональных возможностей которой со временем стало не хватать для решения текущих задач. Также заказчика не устраивала работа интегратора, с которым он сотрудничал.
Важно было автоматизировать работу с мероприятиями (планирование, рассылку приглашений и обработку обратной связи), создать условия для быстрой обработки обращений волонтеров, информирования руководителей и участников общины о важных событиях, а также выстроить работу с персональными данными в соответствии с требованиями законодательства.
Изначально заказчик обратился к нам с другим проектом, но в процессе обсуждения мы выяснили, что решение планируется интегрировать с «Битрикс24», поэтому мы предложили разработать корпоративный портал в формате личного кабинета и перейти на коробочную версию «Битрикс24» для последующей доработки.
Цель и задачи проекта
Цель проекта — упростить взаимодействие между руководством религиозной общины, ее участниками и волонтерами, включая обработку персональных данных согласно требованиям законодательства.
Задачи:
1
Разработка корпоративного портала (личного кабинета участника общины).
2
Переход на коробочную версию «Битрикс24» с доработкой функционала под процессы заказчика.
3
Настройка интеграций с самописными решениями.
Реализация проекта
1 этап. Базовая настройка системы
Решение задач клиента включало в себя четыре крупных этапа работы:
1
Создание блока для работы с мероприятиями. Разработали модуль, который позволяет планировать мероприятия в «Битрикс24», рассылать приглашения участникам и работать с обратной связью.
2
Разработка портала волонтерской деятельности. Создали еще один блок для «Битрикс24» и веб-интерфейс, с помощью которых сотрудники религиозной некоммерческой организации могут быстро просмотреть и обработать обращения, а также иную входящую информацию с портала для волонтеров.
3
Настройка CRM-системы. С помощью стандартного функционала автоматизировали ключевые бизнес-процессы организации, чтобы сотрудники и руководство могли быстро принимать решения и не терять важную информацию.
4
Подключение СМС-рассылки. Настроили интеграцию с сервисом рассылки для решения задачи оперативного информирования участников некоммерческой организации.
Уникализировали поля в карточке участника религиозной общины с учетом особенности деятельности заказчика.
Работа с персональными данными
Большой блок доработок связан с организацией процессов обработки и хранения личных данных с соблюдением требований законодательства. Мы разработали специальные формы участников некоммерческой организации, чтобы вносить их в базу CRM-системы.
Для форм настроена система верификации: пользователь вносит данные, ставит в чекбоксе отметку о согласии с правилами политики конфиденциальности и отправляет их сотрудникам.
В некоторых случаях сотрудники некоммерческой организации самостоятельно вносят данные, поэтому дополнительно доработали карточку клиента и добавили кнопку верификации. Она отправляет форму пользователю, при необходимости тот дополняет или уточняет информацию, заполненную сотрудником, а после проставляет отметку в чекбоксе о согласии на обработку и хранение персональных данных.
Добавили поля и кнопку верификации для получения согласия на обработку персональных данных участников НКО.
Результат
Создание портала и интеграция его с «Битрикс24» ускорили работу с волонтерами и позволили быстрее находить добровольцев для разных проектов и мероприятий. А форма участника НКО с чекбоксом для согласия на обработку персональных данных позволила автоматизировать работу и соблюсти требования законодательства.
В частности, для заказчика был настроен следующий функционал:
добавление новых общин, приглашению на портал руководителей общин,
управление правами доступа (руководитель общины, участник общины),
управление сегментами рассылки для руководителей общин.
В карточку пользователя в CRM-системе внесены значительные доработки, связанные со спецификой некоммерческой организации как религиозной общины.
Некоммерческие организации (НКО) могут использовать настроенную под свои задачи CRM-систему для эффективного управления деятельностью, упрощения взаимодействия с партнерами и волонтерами.
При этом не обязательно искать специализированное решение. Коробочная версия «1С-Битрикс24» имеет весь необходимый функционал и недорогая в обслуживании. Это решение идеально для планирования и отслеживания мероприятий, подбора добровольцев, мониторинга выполнения проектов и ведения отчетности.
Заявка 
Заявка 
Инфоблог
