Переход с полностью бумажного на электронный документооборот для крупных предприятий всегда сопряжен с рисками, так как нужно учесть множество нюансов и обучить большое число сотрудников.
Кейс «Туламашзавода» показывает, что при наличии четких регламентов и правильной команды даже такой масштабный проект, как внедрение СЭД для предприятия с 40 структурными подразделениями можно осуществить всего за 5 месяцев.
О клиенте
АК «Туламашзавод» — крупное машиностроительное предприятие, которое производит гражданскую продукцию широкого профиля (малокубатурные универсальные дизели, дизель-генераторные установки, дизель-насосные агрегаты, мобильные пожарные установки и др.).
Более 29 направлений деятельности в рамках холдинга.
Среднесписочная численность сотрудников 3800 человек.
В 2009 году предприятие получило «Благодарность Президента РФ за большой вклад в развитие отечественного машиностроения и достигнутые трудовые успехи».
Ситуация до внедрения
Переход с бумажного документооборота на электронный с учетом современных требований к предприятиям и продолжающейся цифровизации экономики стал классикой внедрений. Однако в каждом бизнесе и на каждом производстве есть свои особенности, которые определяют последовательность внедрения, настройки и доработки типовой конфигурации, методы настройки обменов для интеграции информационной системы в существующую ИТ-инфраструктуру. Для «Туламашзавода» такой особенностью стали сами масштабы предприятия.
На заводе работает более 3500 сотрудников, а протяженность его территории порядка 2 км, поэтому объемы документооборота были колоссальными. Для его обслуживания на предприятии выделили специальный транспорт, который по утрам развозил из канцелярии пачки бумажных документов. Обеспечивать, контролировать и хранить весь этот объем документов было долго, сложно и дорого.
Оценив ситуацию, руководство завода приняло решение о внедрении системы электронного документооборота, чтобы:
ускорить процесс передачи и согласования документов;
упростить контроль за своевременным исполнением документов;
ускорить процессы поиска документов и исключить их потери.
Большим преимуществом для внедрения СЭД стало наличие у заказчика грамотно составленных и отработанных годами регламентов, что позволило сэкономить время на подготовительном этапе проекта.
Для реализации задач заказчика мы выбрали «1С:Документооборот 8 КОРП», так как в ИТ-инфраструктуре предприятия уже используются программные продукты «1С», а функциональные возможности типовой конфигурации закрывают требования заказчика к информационной системе.
Цель и задачи
Цель проекта — создание автоматизированной системы управления документацией для повышения эффективности информационного и документационного обеспечения управления предприятием.
Задачи:
1
Формирование единых стандартов оформления, формализованного хранения и представления метаданных документов.
2
Создание единой системы нормативно-справочной информации на базе программного продукта 1С:MDM.
3
Внедрение инструментов документационной и информационной поддержки и контроля основных и обеспечивающих деловых процессов.
4
Обучение сотрудников и авторский контроль внедренного решения для системы электронного документооборота.
Реализация внедрения
В рамках подготовки к внедрению системы внутреннего электронного документооборота мы провели комплексное обследование системы и написали развернутое техническое задание, которое учитывало функциональные требования заказчика, действующие регламенты, а также рекомендации по унификации и упрощению некоторых процессов.
Для эффективного взаимодействия и оперативного решения вопросов со стороны заказчика была сформирована команда из начальника отдела ОДиИ, начальника бюро разработки ИИС отдела информационных технологий и штатного программиста 1С. С нашей стороны в реализации проекта были задействованы руководитель проекта, два программиста и два системных аналитика, что позволило за 5 месяцев со всеми согласованиями и обучением сотрудников настроить и запустить в работу СЭД.
Работа со справочниками на базе 1С:MDM
Создание централизованной справочной системы является краеугольным камнем СЭД, особенно в тех случаях, когда переход осуществляется полностью с бумаги. Пока у вас нет единой системы НСИ, нет смысла настраивать другие элементы СЭД. Мы предложили использовать возможности 1С:MDM, которая уже была у заказчика, и настроить прямой обмен данными с «1С:Документооборот».
На базе 1С:MDM мы создали и обогатили реквизитами справочники «Сотрудники», «Подразделения», «Контрагенты», «Физические лица», аналогичные справочникам в «1С:Документооборот». Часть работы была связана с доработкой системы и добавлением дополнительных полей, которые отсутствовали в типовой конфигурации, но были важны для документооборота заказчика.
Редактировать справочники можно только в 1С:MDM, это сделано специально, чтобы исключить дубли и ошибки ручного ввода.
Организация работы с входящей и исходящей корреспонденцией
Настройка работы с входящей и исходящей корреспонденцией является базовой задачей при переходе с бумаги на электронный документооборот. Из особенностей данного внедрения можно отметить наличие во входящих документах обращений граждан, для работы с которыми мы создали отдельный модуль, и большое число внутренней организационно-распорядительной документации. В рамках этой задачи мы:
исключили перерегистрацию входящих документов в структурных подразделениях, оставив только регистрацию в «1С:Документооборот»;
изменили принцип нумерации входящих документов, отказавшись от классификатора контрагентов и карточек регистрации;
перевели рассмотрение документов руководством в электронный вид с использованием электронной подписи (ЭП);
полностью автоматизировали работу с исходящей корреспонденцией на предприятии;
внедрили тематики для учета многообразной внутренней ОРД (например, «по производственным вопросам», «по кадрам», «по премированию»);
реорганизовали хранение бумажных оригиналов и сформировали правила хранения электронных документов.
Разработка шаблонов печатных форм
Для автоматизации функций делопроизводства, учета и контроля исполнения поручений потребовалось создать новые печатные формы (отчет «Сведения по исполнению ОРД подразделениями», сведения по ОРД со сроком исполнения на определенную дату, образец вывода на печать поступившей задачи).
Модуль для обращения граждан
Одной из особенностей реализации данного проекта является создание модуля для обращения граждан. В процессе предпроектного обследования выяснилось, что на завод часто обращаются действующие и бывшие сотрудники, чтобы получить выписки, выплаты и разные документы. Учитывая масштаб предприятия, обращения составляли существенную часть документооборота.
В функционале программы «1С:Документооборот государственного учреждения» это был бы стандартный модуль, но в случае с «1С:Документооборот КОРП» потребовалось специально для заказчика создать во входящей документации отдельную карточку.
Авторский надзор
Опытно-промышленная эксплуатация предполагает не только корректировку настроек и устранение недочетов при необходимости, но и обучение пользователей. Переход с бумажного на электронный документооборот даже с учетом четких регламентов — это большой стресс для сотрудников. Для нас было критически важно убедиться, что документы движутся по настроенным маршрутам.
Руслан Кудабаев, руководитель проекта:
Чтобы уменьшить стресс и облегчить переход для сотрудников, мы никого не оставляем без внимания. Где-то решаем вопросы подробными инструкциями, где-то совместно с руководством проводим встречи. На «Туламашзаводе» мы лично обошли почти 300 сотрудников, чтобы сразу на месте решить возникающие вопросы. Кому-то настроили привычные поисковые фильтры, кому-то добавили виджеты и отдельные уведомления о действиях в системе. Плюс с нами были системные аналитики, которые будут обслуживать систему, чтобы они тоже разобрались и дальше могли работать самостоятельно.Результат
Внедрение системы электронного документооборота на «Туламашзавод» осуществлено во втором-третьем кварталах 2024 года. Сотрудники «СофтЭксперт» автоматизировали делопроизводство в части работы с корреспонденцией и ОРД, учет и контроль поручений вышестоящего руководства и руководителей подразделений.
Автоматизировано 280 рабочих мест в 40 структурных подразделениях предприятия. Благодаря переходу с бумажного на электронный документооборот:
систематизирована работа с документами и уменьшен риск утери оригиналов;
ускорилась подготовка, согласование, подписание и исполнение внутренних документов;
создано централизованное хранилище документов и файлов;
ускорился поиск нужных документов и получение информации о работе с ними;
повысилась исполнительская дисциплина сотрудников;
сократилось время согласования договоров и введена электронная подпись (ЭП);
повысилась скорость принятия управленческих решений.
Заявка 
Заявка 
Инфоблог
