Для любого производственного предприятия цена ошибки в логистике слишком высока, а хранение конфиденциальных данных имеет первостепенное значение. Чтобы уйти от хаоса таблиц и уязвимых файлов, мы создали гибридное решение на базе «Битрикс24» и собственного безопасного сервиса.
Клиент
ОХК «Щекиноазот» — химический комбинат, выпускающий продукты промышленной и бытовой химии, а также химическое оборудование. На предприятии работает более 3500 сотрудников.
Продукция комбината получила награды: Знак качества XXI века, Знаки «Российское качество», звание «Лучшее предприятие-экспортер в сфере промышленного производства», медали и дипломы национальной премии «Золотой Меркурий».
Цель и задачи
Цель проекта — повысить прозрачность работы менеджеров, автоматизировать рутинные расчеты, объединив данные в едином информационном контуре, а также обеспечить надежное хранение конфиденциальной информации.
Задачи:1
Создать систему и приложение для хранения конфиденциальных данных с четким разграничением прав доступа.
2
Создать единую базу данных и автоматизировать расчет оптимальных рынков сбыта с учетом базиса поставки, транспортных расходов и курсов валют.
3
Перевести согласование плана производства в структурированный бизнес-процесс с контролем сроков и ответственности.
Ситуация до начала проекта
ы не первый год работаем с компанией «Щекиноазот». До старта проекта на предприятии уже были внедрены 1С:ERP и «1С:Документооборот». Функционала конфигураций не было достаточно для всех сложных бизнес-процессов предприятия, поэтому часть из них оставалась неавтоматизированной.
До старта проекта для расчета маршрутов отправок и анализа рынка сбыта сотрудники получали разрозненную информацию из разных источников. Они переносили данные в таблицы, однако единой систематизированной базы не было. Логисты и менеджеры запрашивали нужные цифры, а затем с помощью самописных макросов пытались понять, куда выгоднее отгрузить продукцию.
Менеджеры фиксировали отчеты о командировках, переговорах в файлах Word и отправляли руководителю в конце месяца. Руководству в режиме реального времени было трудно отследить, с кем ведут переговоры менеджеры и на какой стадии находится работа с клиентом. Накопленные знания (например, какая доля закупок контрагента приходится на конкурента) хранились в личных записях и таблицах менеджеров – общего доступа к ним не было.
Сложный процесс согласования плана производства проходил через электронную почту. Отделы предприятия по запросу присылали файлы, сотрудники искали их в письмах, правки разлетались по цепочке. Ручной поиск, отслеживание правок и сведение разрозненных файлов в единый план отнимали большое количество времени и делали процесс планирования сложным.
Также предприятию требовался сервис, который обеспечивал бы надежное хранение конфиденциальных данных и гибкое разграничение доступа к ним.
Архитектура решения
После предпроектного обследования мы предложили гибридную архитектуру. Для коммерческого блока выбрали коробочную версию «Битрикс24 Энтерпрайз» – она позволила глубоко кастомизировать сущности, создать сложные связи между справочниками и реализовать нестандартные отчеты. Для хранения конфиденциальных данных решили разработать систему и приложение, гарантирующие необходимую защиту информации и офлайн-доступ к ней.
В рамках внедрения коробочной версии «Битрикс24» мы синхронизировали ее с 1С:ERP и «1С:Документооборот», которые уже были внедрены на предприятии. Мы также создали справочники для ведения базы контрагентов, продуктов и номенклатуры и настроили воронку продаж. После приступили к доработкам типового функционала.
Единая база и калькулятор-планировщикДо внедрения информация о рыночных ценах, транспортных расходах и курсах валют существовала в разрозненных Excel, PDF и бумажных таблицах. Маркетологи вручную сводили данные, логисты вели свои справочники, а менеджеры по продажам тратили часы на запросы, звонки и ручной пересчет.
Мы создали единый модуль в коробочной версии «Битрикс24», объединив три блока: данные от маркетингового отдела, логистические справочники и калькулятор‑планировщик.
Сотрудники маркетингового отдела вносят информацию в специальные формы, где учитываются дата актуальности, продукт, источник, валюта, рынок сбыта, базис поставки (FCA, CFR и др.), цены (минимальная, максимальная, средняя).
Некоторые поля заполняются через выпадающие списки из справочников – они загружаются один раз и могут обновляться.
Для анализа реализованы отчеты с графиками, где отражаются динамика цен на продукт по разным рынкам и сезонные колебания. Все цены приводятся к единой валюте через модуль интеграции с курсом Банка России, который обновляется каждые сутки.
Логисты наполняют формы с таможенными расходами, тарифами на ЖД, авто- и морскую доставку, перевалку, фрахт, оформление документов. Эти данные используются в доработанном нами калькуляторе-планировщике. Его используют менеджеры по продажам. Они выбирают продукт, объем, рынок сбыта, точку поставки, вид доставки и дополнительные расходы. Система автоматически подтягивает актуальные котировки, курсы валют и транспортные тарифы. При необходимости можно ввести значения вручную.
После нажатия «Рассчитать» система приводит все цены к единому базису (например, FCA) и выдает отчет-таблицу, где для каждого направления показана итоговая стоимость продажи и сравнение со средней рыночной ценой.
Результат отображается в отчете с выделением самого выгодного варианта.
Вместо ежемесячных отчетов в Word менеджеры теперь заполняют специализированные формы в «Битрикс24», что ускорило процесс и сделало их работу более прозрачной для руководства. Теперь руководитель в режиме реального времени знает, с кем сотрудник ведет переговоры и на какой они стадии. А все сделанные ранее отчеты легко найти в системе.
В готовой форме менеджер:
выбирает тип взаимодействия с контрагентом;
указывает дату, участников со стороны «Щекиноазот» и контрагента;
отмечает обсуждаемые продукты, достигнутые договоренности;
при наличии прикрепляет документы;
указывает сотрудников, которым придет уведомление об отчете (руководитель, смежные отделы).
После сохранения формы ответственным автоматически приходит уведомление со ссылкой на карточку взаимодействия.
Руководитель в любой момент может зайти и увидеть, с какими клиентами работал менеджер и на какой стадии сейчас сделка.
Кроме того, реализован учет долей рынка. По каждому контрагенту фиксируется, сколько тонн продукции он потребляет, какую долю из них занимает «Щекиноазот», а какую – другие компании. Эти данные помогают менеджерам увидеть возможности для сбыта продукции и замещения конкурентов. До этого они хранили информацию в личных заметках, а общего доступа к ней не было.
Мы также доработали сервис звонков, который позволяет сотрудникам во время входящего звонка найти или создать контакт в «Битрикс24», заполнить карточку звонка, где указывается, кто звонил, зачем и какие договоренности были достигнуты. Все данные о взаимодействии можно прикрепить к сделке или к странице контрагента.
Бизнес-процесс «План производства»Ключевой процесс согласования планов производства и продаж переведен из электронной почты в бизнес-процесс внутри «Битрикс24». В системе автоматически ставятся задачи на все отделы, участвующие в составлении производственного плана, в том числе на производственно-технический отдел, менеджеров по продажам, маркетологов. Каждый выполняет свою часть задачи, при необходимости прикладывает документы и файлы или заполняет формы. Далее специальный отдел сводит данные и формирует предварительный план, в который руководители вносят корректировки. На финальной стадии документ утверждает генеральный директор. После утверждения вносить изменения в план запрещено, но можно оставлять комментарии по отклонениям факта.
Все задачи идут цепочкой с контролем сроков. Файлы и комментарии сохраняются в карточке процесса.
Для хранения конфиденциальных данных разработали систему и мобильное приложение с нуля, чтобы гарантировать необходимый уровень изоляции, а также обеспечить разграничение прав доступа и работу в офлайн-режиме.
Система распределена между тремя серверами для отказоустойчивости, использует двухфакторную авторизацию и синхронизируется с «Битрикс24» только в одну сторону – из CRM в сервис. Это гарантирует, что из защищенного контура нельзя «вытащить» данные наружу.
ИТ-архитектура на предприятии после внедрения и доработок. Все необходимые данные в одностороннем порядке передаются в безопасный сервис.
Чтобы работа с контактами была максимально удобной, все данные структурированы. Карточка содержит более 20 полей, сгруппированных в логические блоки («Основная информация», «Адрес», «Для печати»), что позволяет быстро находить нужную информацию. Предусмотрены составные поля (телефоны с типом номера, email с типом адреса, связанные организации с должностью, регалии и т.д.) — они исключают путаницу и потерю важных деталей. А автоматическая транслитерация ФИО и преобразование должности в дательный падеж избавляют от рутины, при этом у сотрудника всегда остается возможность вручную поправить результат.
Внутри системы настроены гибкие права доступа. Ограничить просмотр можно как к отдельному контрагенту, так и к отдельным полям и блокам. В итоге каждый сотрудник получает ровно ту конфиденциальную информацию, которая нужна ему для работы. Все внесенные изменения фиксируются в истории, что исключает риски потери данных.
Мобильное приложение работает в офлайн-режиме. Даже без доступа в интернет, сотрудник все равно может открыть карточку и увидеть необходимые данные.
Результат
Особенностью проекта стал гибридный подход. Мы доработали коробочную версию «Битрикс24 Энтерпрайз», а также с нуля разработали изолированный сервис с собственным мобильным приложением.После внедрения «Битрикс24» и доработки функционала:
сотрудники работают в едином информационном пространстве;
времени на стандартные расчеты уходит меньше;
планирование производства стало прозрачнее и удобнее;
руководители оперативно получают отчеты менеджеров.
Создание собственного приложения для конфиденциальной информации позволило максимально обезопасить контактную базу и свести риски утечек данных к нулю. Сотрудники получили защищенное приложение с офлайн-режимом, в котором они могут работать в поездках, даже без интернета. Гибкая настройка прав позволяет скрывать конфиденциальные данные от части сотрудников, а реализованная история изменений и уведомления исключают случайные потери информации.
Типовые решения бессильны там, где бизнес-процессы уникальны, а данные требуют повышенной защиты. Здесь нужен индивидуальный подход. Опытная команда может гибко адаптировать конфигурацию под любые задачи и создать надежную систему для хранения и управления информацией.
