Для проекта создания современной цифровой среды в «Университете Льва Толстого» специалисты отдела веб-разработки расширили функционал Личного кабинета обучающегося на портале вуза. Теперь студенты могут без ограничений пользоваться возможностями ЛК со смартфонов, просматривать информацию по учебному процессу, стипендиям и другим выплатам, а главное — дистанционно заказывать и получать документы в Студенческом МФЦ.
Клиент
«Тульский государственный педагогический университет им. Л.Н. Толстого» (Университет Льва Толстого) — одно из лидирующих учреждений высшего образования области, входит в топ-30 лучших вузов по ЦФО.
В вузе 9 факультетов и 4 института, 6 научных центров, 8 научно-исследовательских лабораторий и лицей. В университете работает около тысячи преподавателей и обучаются более 7000 студентов.
Ситуация до начала проекта
Информатизация образования подразумевает использование современных технологий не только в процессе обучения. Высокие стандарты и требования предъявляют также к организации административной деятельности, взаимодействию руководства университетов с абитуриентами, преподавателями и студентами.
Мы начали свое сотрудничество с «Университетом Льва Толстого» с создания единого информационного контура на базе «1С:Университет ПРОФ», автоматизировали учет контингента, расчет стипендий, работу приемной комиссии, ведение и реализацию образовательной программы, а также подготовку отчетности.
Логическим продолжением проекта стала организация СЭД с использованием «1С:Документооборот государственного учреждения» и доработка личного кабинета студента (далее – ЛК), интегрированного с порталом вуза. На этом этапе к проекту подключился отдел веб-разработки, так как требования заказчика нельзя было реализовать стандартными настройками.
Проблемы типового личного кабинета студента, требовавшие доработки:
в профиле нет подробной информации о студенте, отображается только фамилия, имя и отчество;
в функционале подраздела «Стипендии» есть только базовая информация о начислениях без ссылок на правовые акты;
в подразделе «Портфолио» нет четкой структуры, студентам трудно загружать информацию о своих достижениях;
функционал ЛК доступен только из внутренней сети и некорректно отображается на смартфонах.
Кроме того, руководство вуза хотело отказаться от устаревшей системы, когда для получения справок и документов студентам необходимо обращаться в канцелярию университета или деканат. У студентов не было возможности оперативно отслеживать готовность документов или получать их в электронном виде, плюс такой подход увеличивал нагрузку на административный персонал.
Цель и задачи проекта
Цель — улучшить веб-интерфейс и расширить функциональность личного кабинета студента портала вуза на базе «1С:Университет ПРОФ».
Задачи:1
Добавить новые поля и настроить механизмы разделов «Личная информация», «Стипендии» и «Портфолио студентов», «Платные услуги».
2
Разработать блок «Студенческий МФЦ», настроить механизмы оформления и выдачи справок и выписок (более 20 видов).
Реализация
Взаимодействие трех отделов и интеграцииМастер-системой в данном проекте выступает «1С:Университет ПРОФ», который интегрирован с решениями 1С для документооборота, зарплаты и кадрового учета. Создание единого цифрового пространства для управления административной деятельностью, учебным процессом и взаимодействия всех участников потребовало от команды «СофтЭксперт» также объединить усилия специалистов трех отделов.
Виталий Голоднов, руководитель группы разработки:
В нашем проекте функционал личного кабинета расширился, т.к. он выступает первоначальным источником формирования заявок «Студенческого МФЦ». Из него обращения попадают в «1С:Университет». После подготовки данных заявки передаются в «1С:ДГУ» для согласования и подписания, и, соответственно, статус готовности и электронные версии документов отображаются в ЛК.
Пример интерфейса «Личного кабинета» при оформлении студентом заявки на получение справки о периоде обучения.
Отдел по работе с госсектором отвечал за настройки «1С:Университет ПРОФ» и «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения», чтобы в ЛК корректно отображались персональные данные, информация об учебном процессе и различных начислениях.
Отдел внедрения СЭД руководил работами по внедрению «1С:Документооборот государственного учреждения», чтобы обеспечить движение документов внутри университета и по заявкам «Студенческого МФЦ».
Отдел веб-разработки создал веб-интерфейс, с помощью которого студенты «Университета Льва Толстого» могут с любого устройства получить актуальную информацию или оставить заявку на получение, в т.ч. в электронном виде, справок, оригиналов и копий документов.
Место личного кабинета в архитектуре решения.
При работе с личным кабинетом студента необходимо учитывать многоуровневые требования:
нормативные, связанные с обработкой персональных данных и юридически значимым документооборотом;
процессуальные, такие как правила формирования справок и выписок, маршруты согласования, логика уведомлений;
UI/UX-требования, в частности, адаптивные и понятные формы, валидация полей и подсказки, история заявок и статусы.
Свои ограничения есть у самого программного решения. Чтобы доработки не затрудняли обновление системы, мы четко следовали гайдлайнам разработчиков и максимально задействовали типовой функционал. Для обеспечения кибербезопасности мы предусмотрели защиту от межсайтового скриптинга (XSS), SQL-инъекций, CSRF-уязвимостей.
Функциональные возможности ЛК студентаПервый блок работ с веб-интерфейсом расширил типовой функционал личного кабинета:
1
Вкладка с анкетными данными. Добавили к ФИО еще 21 параметр (например, уровень подготовки, источник финансирования, номер зачетной книжки/студенческого билета). Информация обрабатывается в соответствии с законом о персональных данных, а студент в любое время может проверить корректность и актуальность.
2
Стипендии и прочие выплаты. Организованы новые подразделы с выводом фактически начисленных сумм, развернутой помесячной детализацией, а также ссылками на регулирующие НПА.
3
Портфолио студента. Выделены направления деятельности и упрощен механизм размещения информации, используемой для назначения стипендий и аттестации в рейтинге вузов.
Второй блок работ веб-части ЛК был посвящен созданию подраздела «Студенческий многофункциональный центр». Подраздел автоматизирует получение услуг по изготовлению оригиналов и копий документов, восстановлению и переводу обучающихся, предоставлению справок и выписок, подачи заявлений в части договоров, дополнительных соглашений, справок об оплате, а также заполнения согласий о передаче персональных данных.
В «Списке запросов» сохраняется история обращений и отображается статус заявки.
Результат
Улучшение интерфейса веб-кабинета и расширение его функциональности проходило параллельно с доработками других решений 1С и заняло 6 месяцев. Выполненные работы завершили процесс формирования единого информационного пространства для «Университета Льва Толстого». После тестирования и отладки мы подключили личный кабинет обучающегося к обновленному порталу вуза.Достигнутые результаты:
на 20% сократилась нагрузка на персонал университета, благодаря созданию студенческого МФЦ;
на 70% повысилась доступность информации и услуг для студентов, благодаря адаптированному под разные устройства веб-кабинету;
на 40% вырос объем оказываемых услуг, благодаря возможности дистанционно заказать и получить 27 видов документов.
Обновленный веб-кабинет вывел взаимодействие администрации и студентов на новый уровень, закрепив за «Университетом Льва Толстого» статус современного учебного заведения с развитой цифровой средой. Сотрудничество с заказчиком продолжается.
