Группа компаний «СофтЭксперт» успешно завершила проект внедрения систем «1С:Документооборот 8 КОРП» и «1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией» в управляющем холдинге и на сахарном бизнес-направлении ООО «РУСАГРО-ЦЕНТР». Автоматизировано более 1000 рабочих мест.
О компании
Группа компаний «РУСАГРО» — крупнейший вертикальный агрохолдинг России, осуществляющий деятельность по 4-м направлениям: производство сахара, растениеводство, свиноводство, масложировой бизнес. Активы компании рассредоточены по Белгородской, Тамбовской, Свердловской, Воронежской, Самарской, Курской, Орловской областям и Приморскому краю. Штаб-квартира холдинга базируется в Москве. В совокупности в группе компаний работают более 14 000 человек.
Ежегодно одно только сахарное бизнес-направление «Русагро» выпускает по 860 000 тонн продукции, которая продаётся в 80 регионах России и более чем в 15 зарубежных странах. У компании заключены тысячи договоров с дистрибьюторами и торговыми сетями по всему миру.
Цель и задачи проекта
С целью упорядочения и ускорения бизнес-процессов в управляющем холдинге, координирующем деятельность всех 4-х бизнес-направлений «Русагро», и на приоритетном сахарном бизнес-направлении (СБН) было решено внедрить интегрированную систему управления документами и нормативно-справочной информацией на базе «1С:Документооборот КОРП» и «1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией».
Ключевые задачи проекта:
- Усовершенствовать и ускорить бизнес-процессы за счёт внедрения полнофункциональной СЭД, работающей в соответствии с регламентами используемой на предприятии международной системы менеджмента качества Everest.
- Создать автоматизированную систему управления нормативно-справочной информацией предприятия, обеспечивающую единый доступ к юридически значимым документам из интерфейсов программ «1С:Документооборот», «1С:УПП» и «1С:ЗУП».
- Организовать эффективную систему формирования статистической отчётности.
- Регламентировать процедуры создания и ведения справочников на основании корпоративных стандартов и единой методологии.
- Обеспечить централизованное управление ролевой моделью пользователей для систем «1С:УПП» и СЭД «1С:Документооборот». Исключить двойной ввод данных.
Обоснование выбора ПО
Выбор «1С:Документооборот» в качестве корпоративной системы электронного документооборота был обусловлен следующими факторами:
- Наличие эффективного управления процессами (предопределенные шаблоны процессов, контроль сроков, автоматический запуск процессов).
- Наличие проектного учёта и контроля исполнения задач.
- Наличие развитой подсистемы формирования отчётности.
- Возможность доступа с различных устройств (мобильный клиент).
- Возможность выполнения задач по почте.
Динамика и масштабы проекта
Проект стартовал 3 апреля 2017 года. И всего через 5 месяцев, в ноябре 2017 года, интегрированная система управления документами и нормативно-справочной информацией была запущена в опытно-промышленную эксплуатацию.
Полнофункциональная система электронного документооборота была развёрнута на 1000 рабочих мест сотрудников в управляющем холдинге и на 11 территориально распределённых сахарных заводах (4 региона) ООО «Русагро-Центр».
В рамках реализации проекта были сформированы и оптимизированы маршруты согласования для более чем 300 видов внутренних документов, входящих в следующие разделы учёта:
- Делопроизводство (Входящие/Исходящие/Внутренние документы/Служебные записки/Доверенности)
- Процессы маркетинга (Бизнес-планы/Служебные записки по проектам)
- Организационно-распорядительные документы (Приказы/Распоряжения)
- Документальное сопровождение совещаний по методике СМК «Эверест»
- Документальное сопровождение заседаний по методике СМК «Эверест»
- Работа с инцидентами по методике СМК «Эверест»
- Работа с отклонениями по методике СМК «Эверест»
- Работа с проверками (УВА/СБ ГК) по методике СМК «Эверест»
- Договорная работа
- Тендерная деятельность
- Инвестиционные проекты
- Работа с реестрами (реестр судов, административных дел, лицензий)
- Проведение аудитов по методике СМК «Эверест»
- Заявки (АХО, HR, ЮД, ФД)
- Архивное хранение
- Отчётность
- Проектный учёт
Деятельность ООО «Русагро-Центр» организована в полном соответствии с требованиями используемой на предприятии международной системы менеджмента качества Everest. «1С:Документооборот КОРП» обеспечивает своевременную регистрацию и прохождение специализированных документов (отчёт по инциденту, отчёт по отклонению и т. п.) через все необходимые уровни управления. Реализована работа по подготовке и проведению протокольных мероприятий, контроль исполнения пунктов протоколов так же в соответствии с требованиями международной системы менеджмента качества Everest. Полностью автоматизирован процесс проведения внутренних аудитов и обработка их результатов.
На базе «1С:MDM» построена единая система управления нормативно-справочной информацией для используемых на предприятии решений «1С:Документооборот КОРП», «1С:УПП» и «1С:ЗУП». Здесь же реализовано централизованное управление пользователями этих учётных систем, с назначением прав доступа и интеграций с ActiveDirectory.
Бизнес-эффекты от внедрения «1С:ДО» и «1С:MDM»
- Внедрение СЭД позволило автоматизировать процессы согласования, утверждения, рассмотрения внешних и внутренних документов различных разделов учёта (договорная, тендерная, инвестиционная, проектная деятельность; товарный кредит; заявки на предоплату; организационно-распорядительные документы; работа с реестрами объектов недвижимости, объектов интеллектуальной собственности, разрешительных документов и судебных дел; работа с доверенностями, служебными записками, а также с заявками HR, ЮД, ФД и АХО).
- На данный момент практически полностью исключен ручной запуск процессов и ручное формирование маршрутов процессов, включая сложные процедуры согласования, в которых участвует до 27 человек (тендерная деятельность).
- Улучшилась исполнительская дисциплина и сократились производственные задержки. Руководство компании получило доступ к отчётам по срокам исполнения документов. Теперь начальство может посмотреть, сколько участников в каких бизнес-процессах задействовано, быстро выявить лишние или тормозящие работу звенья, перераспределить задачи в случае необходимости. В итоге удаётся предотвращать обусловленные человеческим фактором просрочки.
- Для каждого сотрудника настроены индивидуальные права доступа в соответствии с должностными обязанностями, что исключает риск несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, снижает угрозу утечки и потери данных.
- За счёт внедрения «1С:MDM» удалось полностью решить проблемы двойного ввода данных и «разорванности» процессов (когда часть их регистрировалась в одной системе, часть — в другой).
- Снизилась рутинная нагрузка на системных администраторов. Им больше не приходится дублировать действия друг друга, поскольку во всех учётных системах (СЭД, УПП, ЗУП) используются единые справочники.
- Создание централизованной системы управления нормативно-справочной информацией поспособствовало сокращению производственных и административных издержек. В какой бы учётной системе ни работал сотрудник, он может быть уверен в полноте, актуальности и качестве используемой НСИ.
В перспективе планируется масштабировать единую систему управления документами и НСИ на другие направления деятельности агрохолдинга: масложировой бизнес, растениеводство и свиноводство.
Если вас также интересует автоматизация документооборота и управления НСИ на сельскохозяйственном или производственном предприятии в Центральном регионе России, обращайтесь в ГК «СофтЭксперт» по нижеуказанным контактным данным. Все консультации и тест-драйвы БЕСПЛАТНЫ!
- Тарасова Елена Генриховна
Должность: руководитель отдела продаж и внедрения СЭД
Телефон (многоканальный): (4872) 70-02-70; доб. 187
E-mail: 187@sfx-tula.ru
Заявка 
Заявка 
Инфоблог
