Муниципальная реформа и централизация учета меняют подход к работе с муниципальным имуществом. Теперь важно не только вести перечень объектов, но и контролировать все операции с ними и правильно отражать изменения в бухгалтерском учете.
В этом кейсе на примере комитета земельно-имущественных отношений одного из российских регионов расскажем, как переход на «1С:Реестр государственного и муниципального имущества» («1С:РГМИ») в связке с «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» («1С:БГУ») помог выстроить единый и прозрачный процесс учета муниципального имущества.
Клиент
Комитет по земельно-имущественным отношениям управляет муниципальным имуществом и контролирует доходы от его использования. Он отвечает за весь цикл работы с имуществом:
- ведет реестры и учитывает объекты муниципальной собственности;
- фиксирует характеристики объектов перед передачей в пользование;
- передает объекты в аренду, в том числе через торги, и контролирует доходы;
- оформляет отчуждение объектов и их списание с учета.
Комитет также контролирует, как правообладатели используют переданные им объекты, и защищает интересы муниципалитета. В том числе занимается досудебным и судебным урегулированием споров и возвращает имущество, которое используется незаконно.
Ситуация до старта проекта
До внедрения новой системы комитет работал в учетной программе, которая со временем перестала справляться с возросшими требованиями. Основные сложности были связаны с обменом данными, актуальностью информации и необходимостью доработок:
1
Сложный обмен данными с бухгалтерией. Информацию об имуществе казны и доходах от него, в том числе от земель с неразграниченной собственностью, передавали только раз в месяц в виде сводных проводок. Из-за этого данные оперативного и бухгалтерского учета нередко расходились.
2
Недостаточно оперативное взаимодействие с правообладателями. Сведения собирали вручную раз в год, поэтому они часто поступали с задержкой, содержали ошибки и быстро теряли актуальность.
3
Необходимость постоянных доработок. Систему приходилось адаптировать под местные нормативные требования. Для этого привлекали программистов и несли дополнительные расходы, что увеличивало стоимость сопровождения.
В результате комитету было сложнее своевременно выполнять требования регуляторов, контролировать данные об имуществе и эффективно управлять доходами от его использования.
Цель и задачи
Цель – перевести учет муниципального имущества на «1С:РГМИ» и связать систему с «1С:БГУ», чтобы данные об имуществе и доходах оперативно передавались в бухгалтерский учет.
Задачи:1
Перенести в новую систему данные об объектах имущества и прикрепленные к ним файлы, проверить и привести информацию в порядок.
2
Настроить «1С:РГМИ» с учетом муниципальных требований и организовать обмен данными с бухгалтерскими системами администрации и правообладателей.
3
Обучить сотрудников работе с новой системой и обеспечить консультационную поддержку.
Реализация
Реализация проекта шла поэтапно. Мы уделили особое внимание качеству данных и надежности обмена информацией.
Тестовый запуск и перенос данныхСначала запустили тестовую версию «1С:РГМИ» в связке с «1С:БГУ». На ней мы проверили работу системы. На этом этапе перенесли данные об имуществе: карточки объектов, документы по их движению, сведения о договорах и прикрепленные файлы, в том числе сканы правоустанавливающих документов.
После переноса проверили информацию, удалили дубли и неактуальные записи, исправили ошибки и привели данные к единому формату.
Настройка системы«1С:РГМИ» настроили под правила работы комитета. В частности, сотрудники получили возможность самостоятельно добавлять нужные характеристики в карточки объектов без помощи программистов. Это позволяет учитывать требования приказа Минфина № 163н о ведении реестров муниципального имущества и местных нормативных актов.
Также автоматизировали расчет арендной платы и выкупной стоимости по формулам и коэффициентам, которые действуют в муниципалитете. При необходимости сотрудники могут самостоятельно изменить формулу или добавить новый вид договора. В системе также настроили нужные печатные формы: претензии, расчета суммы договора аренды, договора аренды и договора купли-продажи.
Сотрудники ведут весь учет в одной системе, настроенной под задачи их комитета и особенности работы с муниципальным имуществом.
«1С:РГМИ» связали с «1С:БГУ» и настроили обмен данными в двух направлениях.
От правообладателей в систему поступают сведения о постановке и снятии имущества с учета, его передаче и амортизации. В бухгалтерию администрации передаются данные о договорах аренды, начислениях и пенях, а обратно поступает информация об оплатах.
Для обмена использовали «1С:Шину». Она помогает не потерять данные при сбоях и повторно отправляет сообщения после восстановления связи.
Провели обучение для сотрудников на данных самого комитета. Благодаря этому сотрудники могли осваивать систему на знакомых объектах и рабочих ситуациях. Записи вебинаров передали работникам, чтобы они могли использовать их как дополнительный материал.
После тестирования запустили рабочую базу «1С:РГМИ» и связали ее с рабочей базой «1С:БГУ». Перед запуском еще раз перенесли актуальные данные, после чего начали опытно-промышленную эксплуатацию.
В течение первых двух месяцев специалисты консультировали сотрудников, помогали решать возникающие проблемы и при необходимости корректировали настройки. После завершения этого периода для пользователей оставили бесплатную линию консультаций.
Результаты
После перехода на «1С:РГМИ» комитет получил более простой и прозрачный процесс работы с муниципальным имуществом.Основные результаты:
Снизились затраты на сопровождение. Сотрудники могут самостоятельно менять настройки и добавлять параметры, поэтому для многих задач больше не нужны доработки программистов.
Сократилось время на работу с данными. Интеграция с «1С:БГУ» избавила сотрудников от повторного ввода, а данные об имуществе и платежах передаются между системами автоматически.
Упростилось развитие системы. При росте числа объектов или изменении требований систему можно самостоятельно настраивать под новые задачи и расширять на другие территории.
Повысилась точность учета. Перед переносом данные проверили и привели к единому формату, а после запуска системы их синхронизация между «1С:РГМИ» и «1С:БГУ» происходит автоматически.
Упростилась подготовка отчетов. Единая информация об имуществе и доходах помогает быстрее собирать необходимые данные и готовить отчетность.
В итоге после внедрения «1С:РГМИ» в связке с «1С:БГУ» учет муниципального имущества в комитете упростился, рутинной работы стало меньше, количество ошибок сократилось, а контроль за доходами от использования имущества стал эффективнее.
