Обязательный переход на ЭПД: кого затронут новые требования
Основой изменений стал Федеральный закон № 140-ФЗ от 07.06.2025, который внес поправки в законодательство о транспортно-экспедиционной деятельности.
Новые правила распространяются практически на всех участников коммерческих грузоперевозок. Кто с 1 сентября должен оформлять электронные перевозочные документы:
- перевозчики;
- грузоотправители;
- грузополучатели;
- транспортные компании;
- экспедиторы;
- логистические операторы;
- организации с собственным автопарком;
- компании, регулярно заказывающие перевозку грузов.
Размер бизнеса значения не имеет. Даже небольшие компании и ИП, которые периодически отправляют товары через транспортные компании, должны будут учитывать новые требования при организации перевозок. Поэтому важно заранее понимать, кто должен перейти на электронные перевозочные документы и кому нужны ЭПД в работе.
Многие ошибочно считают, что изменения затрагивают только транспортные накладные. На практике обязательный переход на ЭПД с 1 сентября распространяется на более широкий перечень документов.
Обязательные электронные перевозочные документы
- транспортная накладная;
- заказ на перевозку;
- заявка на перевозку;
- поручение экспедитору;
- экспедиторская расписка;
- складская расписка;
- иные экспедиторские документы;
- железнодорожная накладная;
- грузовая авиационная накладная.
Если компания использует хотя бы часть перечисленных документов, потребуется заранее подготовить учетные системы и процессы документооборота к работе в электронном формате.
Проведите аудит текущих процессов
Подготовку к переходу на ЭПД лучше начинать за несколько месяцев до вступления требований в силу. Это позволит протестировать процессы, избежать сбоев в работе и постепенно адаптировать сотрудников к новым правилам. Первый этап — понять, как сегодня организована работа.
Важно определить:
- какие перевозочные документы используются в компании;
- кто участвует в их согласовании и подписании;
- как организован обмен с контрагентами;
- какие информационные системы задействованы в процессе;
- какие информационные системы задействованы в процессе;
Такой аудит поможет понять, какие бизнес-процессы для работы с электронными перевозочными документами потребуется изменить с 1 сентября.
Срок подготовки во многом зависит от масштаба бизнеса. Небольшие компании зачастую могут организовать переход за несколько недель, тогда как организациям с филиальной структурой, собственным автопарком и большим количеством контрагентов нередко требуется несколько месяцев.
Подготовьте электронные подписи для работы с ЭПД
се обязательные электронные перевозочные документы передаются через ГИС ЭПД. Сервис обеспечивает регистрацию документов, обмен данными между участниками перевозки, подтверждение юридической значимости и контроль корректности передаваемых сведений.
Перед тем, как подключиться к системе электронных перевозочных документов, каждому участнику процесса потребуются соответствующие подписи и, в ряде случаев, машиночитаемые доверенности. Если подписи еще не оформлены, этот вопрос лучше решить заранее. Выпуск сертификатов, оформление доверенностей и настройка полномочий могут занять время.
| Участник | Документы | Подпись |
|---|---|---|
| Грузоотправитель | ЭТрН, ЭЗЗ | УКЭП, УНЭП |
| Перевозчик | ЭТрН, ЭЗЗ | УКЭП, МЧД |
| Водитель | ЭТрН | ПЭП |
| Грузополучатель | ЭТрН | УКЭП, УНЭП |
| Экспедитор | ЭТрН, ЭЗЗ | УКЭП, МЧД |
| Механик | ЭПЛ | УКЭП, МЧД |
| Медработник | ЭПЛ | УКЭП |
- ЭТрН — электронная транспортная накладная;
- ЭЗЗ — электронный заказ-заявка;
- ЭПЛ — электронный путевой лист;
- УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись;
- УНЭП — усиленная неквалифицированная электронная подпись;
- МЧД — машиночитаемая доверенность;
- ПЭП — простая электронная подпись.
Внедрите решение для работы с ЭПД
После аудита процессов и подготовки подписей необходимо выбрать решение, которое поможет организовать переход на электронные перевозочные документы.
Для компаний, работающих в 1С, одним из наиболее удобных вариантов является сервис 1С-ЭПД. Схема работы выглядит следующим образом:
С помощью сервиса можно:
- создавать и подписывать перевозочные документы непосредственно в 1С;
- передавать сведения в ГИС ЭПД через оператора ЭДО;
- отслеживать статус документации;
- исключить двойной ввод данных;
- организовать работу сотрудников в едином интерфейсе.
Сервис поддерживает все обязательные электронные перевозочные документы и совместим с большинством популярных решений на платформе «1С:Предприятие 8», в том числе с «1С:Бухгалтерией», «1С:Управление торговлей», «1С:Управление автотранспортом», «1С:Управление нашей фирмой», «1С:Розницей» и другими.
При необходимости типовой функционал можно адаптировать под особенности компании: настроить дополнительные маршруты согласования, интеграции с другими системами, специальные формы и автоматизацию отдельных операций.
Для сотрудников, работающих вне офиса, доступны мобильные инструменты работы с ЭПД. Например, пользователи 1С-ЭПД могут работать с транспортными накладными и путевыми листами со смартфона или планшета.
Если компания использует собственную информационную систему, обмен ЭПД можно организовать через API-интеграцию. Такой подход позволяет встроить работу непосредственно в существующие бизнес-процессы без замены основного программного обеспечения.
Заключение
Переход на использование электронных перевозочных документов с 1 сентября 2026 года потребует от бизнеса пересмотра привычных процессов документооборота и взаимодействия с участниками перевозки.
Хотя основной целью внедрения является соблюдение требований законодательства, компании получают и практические преимущества:
- сокращение количества ручных операций;
- ускорение согласования;
- снижение количества ошибок при вводе данных;
- повышение прозрачности логистических процессов.
