Что изменилось
С 1 сентября 2026 года некоторые документы для грузоперевозок нужно оформлять только в электронном виде. К ним относятся:
- транспортная накладная;
- заказ на перевозку;
- заявка на перевозку;
- поручение экспедитору;
- экспедиторская расписка;
- складская расписка;
- иные экспедиторские документы;
- железнодорожная накладная;
- грузовая авиационная накладная.
Документы нужно отправлять в государственную систему ГИС ЭПД через оператора электронного документооборота. Просто отсканировать бумажный документ недостаточно.
В некоторых случаях закон разрешает оформлять документы на бумаге. Все зависит от типа документа и условий перевозки.
Переходный период до 1 марта 2027 года: будут ли штрафы
Минтранс сообщил, что до 1 марта 2027 года за отсутствие ЭПД инспекторы будут ограничиваться устными предупреждениями.
Переходный период не отменяет требование оформлять ЭПД. До марта 2027 года нельзя просто продолжать оформлять все документы на бумаге. Речь идет о подходе к проверкам на дороге, а не о полном освобождении от ответственности за любые нарушения.
Поэтому стоит разделять три ситуации:
- Новая перевозка. Если для документов действует обязательный электронный формат и исключение не предусмотрено, оформляйте ЭПД.
- Перевозка, оформление которой уже началось на бумаге. Как правило, начатый на бумаге документооборот завершают на бумаге, без перевода той же перевозки на смешанный формат.
- Перевозка, для которой разрешен бумажный формат. Если случай подпадает под установленное законом исключение, документы можно оформить на бумаге в предусмотренном порядке.
Иными словами, если вы не успели подключить ЭПД, не стоит паниковать из-за немедленных штрафов на дороге. Но и откладывать переход до окончания переходного периода не нужно.
Что делать, если компания продолжает оформлять перевозки на бумаге
Если после 1 сентября 2026 года вы продолжаете оформлять перевозки на бумаге, сначала определите, когда началось оформление и какие документы вы используете. От этого зависит, нужно ли переходить на ЭПД и можно ли завершить текущую перевозку по прежней схеме.
Новые перевозки. Если для документов обязателен электронный формат, оформляйте их через ЭПД. Отсутствие подключенного сервиса не освобождает от этого требования.
Перевозки, которые уже оформляют на бумаге. Не нужно автоматически переделывать все документы. По разъяснениям Минтранса, в рамках одной перевозки не следует смешивать бумажный и электронный документооборот: если оформление начали на бумаге, его завершают на бумаге. Не создавайте дубли и не оформляйте ЭПД задним числом.
Когда транспортные документы можно оформить на бумаге
Для транспортных накладных, заказов и заявок при автомобильных перевозках предусмотрены исключения. Бумажный формат допускается, если:
- перевозят военный груз, а отправитель или получатель – Минобороны России;
- в перевозке участвует иностранная компания, не зарегистрированная в российском реестре филиалов и представительств;
- иностранный перевозчик из страны ЕАЭС перевозит груз внутри России (каботаж);
- груз везут физлицу для личных или домашних нужд, не связанных с бизнесом;
- в системе участника перевозки или оператора ЭПД произошел технический сбой;
- у участника перевозки нет доступа к интернету, в том числе в населенных пунктах из утвержденного правительством перечня;
- отправитель и получатель груза – одно и то же лицо;
- перевозят драгоценные металлы или драгоценные камни.
Когда можно оформить на бумаге экспедиторские документы
Для экспедиторских документов действуют отдельные исключения. Бумажное оформление допускается есть:
- экспедитор организует перевозки для государственных органов, армии или правоохранительных служб;
- перевозка связана со специальными или военными грузами;
- перевозка проходит на территории, где введен режим ЧС, военное положение или другой особый режим;
- из-за форс-мажора клиент или экспедитор не может передать документы через интернет;
- экспедитор оказывает услуги физлицу для личных, семейных или домашних нужд;
- клиент по договору транспортной экспедиции – иностранное физическое или юридическое лицо.
Как перейти на ЭПД в 1С после 1 сентября 2026 года
Если компания не успела подключить ЭПД, переход можно организовать поэтапно. Для организаций, которые работают в 1С, один из вариантов – сервис 1С-ЭПД. Он позволяет создавать, подписывать и обмениваться перевозочными документами в поддерживаемых конфигурациях без постоянного переключения между системами.
Чтобы организовать переход на ЭПД после 1 сентября нужно:
Срок подключения зависит от состояния информационной базы, версии 1С, готовности электронных подписей и организации работы с контрагентами. Если необходимая функциональность уже поддерживается, настройка может пройти быстрее. Если нужны обновления или доработки, их следует учесть заранее. Подробнее о том, как подготовить бизнес к новым требованиям, мы писали ранее.
Заключение
Если вы не перешли на ЭПД с 1 сентября 2026 года, не стоит воспринимать переходный период как отсрочку от обязательных требований. Проверьте, какие документы должна оформлять ваша компания, разберите уже начатые перевозки и определите, применимы ли к ним исключения. Для новых перевозок, подпадающих под обязательный электронный формат, организуйте работу с ЭПД.
Мы подключаем 1С-ЭПД и помогаем настроить электронный документооборот под процессы вашей компании. Проверим готовность вашей конфигурации 1С, определим необходимые обновления и настройки, поможем подготовить электронные подписи и права пользователей, настроим обмен с контрагентами и проверим полный цикл оформления документов.
